Hôm nay mình sẽ hướng dẫn anh em cách dùng Copilot trong Word ngay từ một trang trắng, để biến ghi chú rời thành bản đề xuất công việc. Anh em sẽ biết cách tạo bản nháp và sửa từng đoạn.
Mình soạn hướng dẫn này từ tài liệu của Microsoft về việc tạo và bổ sung nội dung. Mình chưa tự chạy thử. Anh em cần đối chiếu thao tác với phiên bản đang dùng.
Tài liệu ghi một số tính năng đang được mở dần và phụ thuộc cài đặt của tổ chức.
Bước một: Anh em chọn điểm bắt đầu cho cách dùng Copilot trong Word
Theo Microsoft, anh em cần gói Microsoft 365 đủ điều kiện và/hoặc giấy phép Microsoft 365 Copilot. Anh em có thấy đủ các mục tạo và sửa hay không còn tùy tài khoản, cài đặt công ty và phiên bản Word đang dùng.
Anh em mở tài liệu trắng hoặc chọn chỗ cần thêm nội dung. Anh em mở Copilot ở góc dưới bên phải, rồi nhập yêu cầu.
Nếu công ty đã có mẫu đề xuất, anh em có thể bắt đầu từ mẫu đó để công cụ tạo nội dung mới theo định dạng và cấu trúc có sẵn.
Khi ghi chú còn rời rạc, mình sẽ bắt đầu từ một tài liệu trắng. Nếu người duyệt quen xem một cấu trúc cố định, mình sẽ bắt đầu từ mẫu có sẵn. Anh em đặt con trỏ vào đúng chỗ cần thêm bản nháp.
Bước hai: Anh em gom ghi chú và viết prompt
Anh em có thể dùng ghi chú hoặc dàn ý làm đầu vào. Mình sẽ gom các ghi chú liên quan vào cùng prompt cần gửi.
Anh em nên nói rõ chủ đề, người đọc, giọng văn, định dạng và độ dài, để công cụ hiểu bản đề xuất cần tạo. Mình gọi phần yêu cầu anh em viết cho AI là prompt, chẳng hạn nhờ nó soạn bản đề xuất từ ghi chú bên dưới.
Mình sẽ ghi rõ người duyệt cần hiểu gì từ bản đề xuất. Anh em có thể đưa dàn ý mong muốn vào prompt, chẳng hạn mục tiêu công việc, phần cần làm và điều cần người duyệt quyết định.
Mình gợi ý anh em viết prompt yêu cầu soạn đề xuất gửi người quản lý, giọng rõ ràng và dài khoảng một trang. Anh em yêu cầu bản đề xuất có các mục về mục tiêu, phần cần làm và việc cần người duyệt quyết định.
Anh em dán ghi chú ngay dưới prompt để công cụ có nội dung.
Bước ba: Anh em chọn nguồn rồi tạo bản nháp
Ở ô nhập của Copilot, anh em gõ dấu / rồi chọn file tham khảo, nếu danh sách có hiện file. Tài liệu cũng ghi công cụ có thể dùng nội dung công việc liên quan, tùy prompt và quyền truy cập của anh em.
Mình sẽ chọn file khi đề xuất cần dựa vào tài liệu sẵn có. Anh em nhớ ghi rõ muốn lấy phần nào từ file đó, ví dụ phần mô tả công việc, khi viết prompt thay vì chỉ nêu tên file.
Anh em bấm Generate sau khi nhập prompt và chọn nguồn cần dùng. Mình sẽ đọc bản nháp trước khi quyết định giữ hay sửa tiếp. Anh em có thể giữ, bỏ, tạo lại bản nháp hoặc viết prompt bổ sung.
Mình sẽ kiểm tra xem bản nháp đã đúng cấu trúc cần gửi chưa. Nếu thiếu nội dung, anh em có thể nhờ thêm một mục, một đoạn, một bảng hoặc một checklist việc cần làm. Mình gọi danh sách việc để anh em tích từng việc là checklist.
Nếu bản nháp dài quá, anh em gõ thêm một prompt như “viết ngắn hơn, thêm phần rủi ro” rồi gửi yêu cầu bổ sung để nó sửa tiếp.
Bước bốn: Anh em sửa đúng đoạn cần sửa
Anh em bôi đen đoạn chưa đạt rồi nhờ Copilot viết lại. Tài liệu ghi anh em có thể đổi giọng văn, làm đoạn ngắn hơn hoặc tạo các phiên bản khác để so sánh.
Anh em bôi đen đoạn đó rồi nhờ Copilot viết ngắn hơn.
Nếu thấy mục Edit with Copilot, anh em dùng nó để sửa nội dung, định dạng và cấu trúc ngay trong tài liệu. Mình chưa biết nút này nằm đúng chỗ nào trên từng bản Word, nên anh em tự tìm trên giao diện của mình. Nguồn nói một số trải nghiệm tạo và sửa đang mở dần, nên anh em có thể chưa thấy mục Edit with Copilot trên bản Word của mình.
Anh em bôi đen phần cần đổi rồi nhờ Copilot chuyển thành bảng. Mình sẽ chọn bảng khi người đọc cần so sánh hoặc đối chiếu từng việc thay vì đọc lần lượt từng đoạn trong bản đề xuất.
Bước năm: Anh em kiểm tra trước khi gửi
Microsoft dặn anh em kiểm tra lại những gì Copilot viết, nhất là dữ kiện, con số, trích dẫn, tên người, chính sách và thông tin nhạy cảm. Anh em phải đọc lại. Mình sẽ đối chiếu bản nháp với ghi chú hoặc file tham khảo.
Nếu đề xuất có tên người phụ trách, thời hạn hoặc chi phí, anh em cần kiểm tra chúng với nguồn thực tế trước khi giữ những chi tiết ấy trong tài liệu. Anh em nên bỏ những thông tin chưa xác nhận được từ nguồn.
Nếu người duyệt cần xem căn cứ, anh em thêm vào prompt một câu như “kèm trích dẫn các nguồn đã dùng”. Mình vẫn sẽ mở từng trích dẫn ra kiểm tra trước khi chia sẻ tài liệu.
Lỗi hay gặp
Nếu anh em chưa thấy mục tạo hoặc sửa giống hướng dẫn, tài liệu ghi tính năng có thể phụ thuộc giấy phép và cài đặt của tổ chức. Anh em cũng cần đối chiếu với phiên bản ứng dụng đang dùng.
Nếu anh em không thấy file trong phần chọn nguồn, tài liệu chỉ hướng dẫn chọn file khi file có sẵn. Lúc đó anh em dán ghi chú hoặc dàn ý thẳng vào prompt để công cụ có nội dung cần viết.
Nếu bản nháp chưa đúng ý, anh em có thể tạo lại hoặc bổ sung prompt để công cụ sửa tiếp. Mình sẽ chọn riêng đoạn cần thay đổi rồi nói rõ vấn đề.
Theo Microsoft, anh em tự chịu trách nhiệm quyết định giữ, sửa hay bỏ nội dung Copilot tạo trước khi chia sẻ tài liệu. Mình khuyên anh em đọc kỹ bản đề xuất trước khi gửi đi. Anh em chỉ nên gửi khi chi tiết nào trong bản đề xuất anh em cũng tự giải thích được với người duyệt.
