Hôm nay mình sẽ hướng dẫn anh em cách dùng Copilot trong Excel, từ chỗ tìm nút đến tạo công thức, lọc dữ liệu và vẽ biểu đồ. Đọc xong anh em biết cách giao việc và kiểm tra lại kết quả.
Mình soạn hướng dẫn này từ tài liệu chính thức của Microsoft và chưa tự chạy thử. Nguồn được cung cấp chưa xác nhận riêng khả năng hiểu tiếng Việt, nên anh em cần kiểm tra nó hiểu đúng yêu cầu trước khi dùng kết quả cho công việc.
Mình lấy ví dụ một bảng bán hàng cho anh em dễ hình dung. Các prompt dưới đây đều là mình tự đề xuất, chưa chạy thử.
Bước một: Anh em mở bảng để học cách dùng Copilot trong Excel
Anh em mở file cần xử lý rồi tìm biểu tượng Copilot. Tài liệu ghi biểu tượng nằm ở góc dưới bên phải của Excel, nên anh em hãy tìm nút này trước khi nhập yêu cầu tạo công thức hoặc chỉnh dữ liệu.
Một prompt là câu yêu cầu anh em gõ vào khung chat để giao việc cho Copilot.
Anh em kiểm tra bảng đã có hai cột Doanh thu và Chi phí chưa, nếu chưa thì đổi tên cột cho khớp, vì công thức Lợi nhuận sẽ lấy từ hai cột này.
Lưu ý: ở chế độ edit, Copilot sửa thẳng vào file anh em đang mở, bằng chính các tính năng có sẵn của Excel. Theo tài liệu, nội dung vẫn chỉnh sửa được và biểu đồ có liên kết chỉnh được với dữ liệu nguồn.
Nếu chưa thấy biểu tượng, anh em xem mục Lỗi hay gặp ở cuối bài. Theo tài liệu, nút này có thể không hiện nếu gói đăng ký hoặc cài đặt của tổ chức không bao gồm Copilot.
Bước hai: Anh em chọn cách Copilot được sửa file
Tài liệu ghi Copilot mặc định mở ở chế độ edit, tức là được sửa trực tiếp file anh em đang mở. Anh em xem chế độ hiện tại trước khi gửi yêu cầu.
Nếu muốn xem cách nó xử lý trước khi file thay đổi, anh em chọn chế độ plan để nó lập kế hoạch cho anh em duyệt.
Mình khuyên anh em đối chiếu kế hoạch với việc cần làm. Đừng xác nhận vội. Anh em đọc kế hoạch của Copilot xem các bước có khớp việc mình cần làm không rồi hãy xác nhận.
Nếu anh em chỉ cần phân tích mà không muốn đụng vào file, cứ chọn chat. Theo tài liệu, chế độ này chỉ trả lời trong khung chat, file giữ nguyên.
Nếu chưa muốn Copilot sửa file, anh em chọn chế độ plan để duyệt kế hoạch hoặc chế độ chat để chỉ phân tích. Tài liệu không chỉ chỗ đổi chế độ, nên anh em xem trong khung chat của Copilot trước khi gửi yêu cầu.
Bước ba: Nhờ Copilot tính cột Lợi nhuận
Anh em gõ thử prompt này: “Tính Lợi nhuận cho từng dòng”. Với bảng bán hàng, anh em yêu cầu nó tạo cột Lợi nhuận bằng Doanh thu trừ Chi phí cho từng dòng.
Tài liệu xác nhận Copilot có thể thực hiện phép tính và áp dụng công thức, nhưng nguồn này không có câu yêu cầu tiếng Việt để mình chép nguyên văn.
Tài liệu ghi nó phân tích yêu cầu của anh em rồi lập kế hoạch từng bước, nên mình sẽ đọc phần này trước khi nhìn sang kết quả trong bảng. Theo tài liệu, ở chế độ edit Copilot làm theo kế hoạch, xem lại kết quả và đánh giá xem có khớp ý anh em không. Dù vậy, anh em vẫn nên tự kiểm tra công thức trước khi dùng kết quả.
Khi Copilot chạy ở chế độ edit, anh em xem được nó đổi trực tiếp trong bảng và theo dõi các bước nó làm ngay khung chat. Anh em chọn một dòng dễ tính, bấm ô Lợi nhuận rồi xem công thức có lấy đúng ô Doanh thu và Chi phí cùng dòng không. Chỉ đọc câu trả lời trong khung chat thì chưa đủ để chắc phép tính đúng.
Sau khi Copilot xong, anh em kéo xuống cuối bảng xem công thức có áp dụng hết các dòng không, rồi bấm vào vài ô để xem công thức đang lấy đúng cột. Một dòng đúng chưa chắc các dòng còn lại cũng đúng, nên anh em kéo xuống xem công thức đã áp dụng hết phần bảng cần tính chưa. Nếu công thức sai, anh em gõ lại yêu cầu, nói rõ tên hai cột Doanh thu và Chi phí cần lấy.
Bước bốn: Lọc và sắp xếp dữ liệu
Anh em gõ thử prompt này: “Lọc Nhóm sản phẩm là Áo”. Anh em thay Áo bằng giá trị có thật trong bảng đang mở để kiểm tra điều kiện lọc.
Theo tài liệu, Copilot lọc và sắp xếp dữ liệu được, anh em cứ gõ yêu cầu vào khung chat. Mình sẽ lọc một nhóm sản phẩm trước cho dễ nhìn, rồi mới nhờ nó sắp xếp theo cột doanh thu.
Anh em xem nó có lọc đúng cột Nhóm sản phẩm không: so điều kiện vừa gõ với vài dòng đang hiện trong bảng, đừng chỉ tin vào thông báo đã xong.
Anh em nói rõ chiều tăng hay giảm, ví dụ: “Sắp xếp bảng theo Doanh thu giảm dần”. Anh em giao từng việc một nhé, có lỗi thì mình biết ngay nó nằm ở bước nào.
Bước năm: Anh em tạo biểu đồ rồi kiểm tra dữ liệu
Anh em nêu dữ liệu cần đưa lên biểu đồ trước khi gửi. Anh em gõ thử prompt này: “So sánh Doanh thu theo Nhóm sản phẩm”. Mình đề xuất prompt này để anh em gọi đúng tên cột khi yêu cầu nó so sánh dữ liệu.
Tài liệu ghi Copilot có thể tạo và sửa biểu đồ ngay trong file anh em đang mở. Biểu đồ có liên kết chỉnh được với dữ liệu nguồn, nên anh em vẫn có thể tiếp tục sửa kết quả bằng các tính năng của Excel sau khi nó hoàn thành.
Anh em kiểm tra xem tên nhóm và dữ liệu đã lên biểu đồ đủ chưa nhé. Anh em cần xem riêng phạm vi sau khi lọc, vì nguồn được cung cấp chưa xác nhận biểu đồ luôn chỉ lấy những dòng đang hiển thị trong bảng lúc đó.
Anh em gọi tên cột hoặc nhóm dữ liệu khi yêu cầu sửa. Trước khi dùng biểu đồ để trao đổi công việc, mình sẽ đối chiếu dữ liệu phía sau hình vẽ với yêu cầu ban đầu, thay vì chỉ nhìn cách biểu đồ trình bày.
Lỗi hay gặp
Anh em không thấy nút Copilot thì kiểm tra quyền dùng trước nhé. Tài liệu ghi quyền truy cập có thể phụ thuộc vào gói đăng ký hoặc cài đặt của tổ chức, nên anh em hỏi người phụ trách tài khoản của công ty.
Anh em bấm nút Stop để dừng hoặc tạm dừng Copilot khi cần. Tài liệu đặt nút Stop ở góc dưới bên phải của ô nhập trong khung chat, nhưng nguồn chưa xác nhận việc dừng sẽ hoàn tác những thay đổi đã xảy ra trong file.
Nếu nó hiểu sai câu tiếng Việt, anh em viết lại yêu cầu nhé. Anh em có thể dùng tên cột cụ thể và giao riêng từng việc để kiểm tra yêu cầu, nhưng mình chưa có kết quả thử nghiệm để xác nhận cách này luôn xử lý được lỗi.
Theo tài liệu, bản trên iPad có chat và plan, bản trên iPhone có chat, còn bản trên Android chỉ có chat. Chế độ edit trên iPad và iPhone đang được triển khai, nên mình chưa thể bảo anh em sẽ thấy đủ chế độ trên thiết bị của mình.
Anh em nhớ kiểm tra lại ô công thức, điều kiện lọc và dữ liệu phía sau biểu đồ trước khi dùng nhé, mình thấy làm vậy là yên tâm nhất.
