Hôm nay mình sẽ hướng dẫn anh em cách dùng Claude Cowork để xếp tài liệu theo nhóm và duyệt kế hoạch trước khi cho sửa file.
Mình soạn hướng dẫn này từ tài liệu chính thức và chưa tự chạy thử. Sau khi đọc xong, anh em sẽ biết cách giao thư mục cho Claude xử lý, kiểm tra kế hoạch trước khi cho chuyển file và đối chiếu kết quả với yêu cầu.
Bước 1: Anh em mở ứng dụng trên máy tính
Anh em cần tài khoản trả phí (Pro, Max, Team hoặc Enterprise) và phải có internet suốt phiên làm việc. Nếu muốn Claude đọc và ghi file ngay trên máy mà không phải upload từng file, anh em mở Claude Desktop (bản macOS hoặc Windows). Anh em giữ ứng dụng mở khi việc cần làm dùng file trên máy.
Tài liệu ghi muốn Claude đọc file trên máy thì cần Claude Desktop (macOS hoặc Windows) đang mở và kết nối. Tài liệu ghi Claude Desktop phải mở và đang kết nối thì Claude mới tiếp cận được file trên máy.
Với việc này, cloud là máy chủ của Anthropic, nơi xử lý công việc anh em giao. Tài liệu ghi Claude xử lý công việc trong môi trường riêng trên máy chủ đó.
Anh em ghi tên thư mục ngay trong prompt để Claude biết chỉ được đụng vào thư mục nào. Prompt là phần anh em gõ cho Claude để nói rõ việc cần làm. Ví dụ xuyên suốt ở đây là một thư mục đang lẫn hợp đồng, hóa đơn và bản nháp, để anh em dễ hình dung cách phân nhóm.
Với thư mục quan trọng, mình khuyên anh em copy sang một chỗ khác trước khi giao việc, để lỡ xếp sai vẫn còn bản gốc. Anh em cứ giữ nguyên bản gốc, chỉ giao bản copy cho Claude xếp và ghi rõ tên thư mục nó được phép đụng vào.
Bước 2: Mình chỉ cách dùng Claude Cowork để chọn quyền
Anh em mở Claude Desktop, tìm ô gõ tin nhắn rồi chọn Cowork, sau đó mô tả việc cần làm. Nếu ô chat không còn hai nút Chat và Cowork (gói Pro hoặc Max đang chuyển dần sang giao diện mới), anh em cứ gõ việc cần làm thẳng vào đó.
Mình gọi việc anh em giao cho Claude là task, tức một việc cần hoàn thành. Anh em ghi rõ phạm vi và yêu cầu nó gửi kế hoạch trước.
Nếu anh em muốn tự duyệt các yêu cầu xin quyền, mình khuyên anh em chọn chế độ Manual. Tài liệu ghi Claude dừng lại hỏi khi hành động cần anh em duyệt. Anh em xem từng hộp thoại xin quyền rồi bấm Allow (cho phép) hoặc Deny (từ chối).
Giao diện mới chỉ hiện Auto và Manual, Manual là mặc định. Bản cũ còn thêm chế độ Skip. Anh em đổi chế độ bất cứ lúc nào ở phần chọn chế độ trong ô chat.
Mình khuyên anh em yêu cầu Claude ghi rõ từng file sẽ chuyển đi đâu. Khi kế hoạch có từng file và thư mục nhận file, anh em mới có căn cứ để đối chiếu yêu cầu xin quyền với việc mình đã đồng ý cho làm.
Bước 3: Anh em giao thư mục và cách phân nhóm
Anh em ghi rõ thư mục và cách chia nhóm trước khi gửi.
Anh em cứ chia nhóm theo cách anh em vẫn xếp tài liệu hằng ngày. Anh em đặt tên nhóm trùng với thư mục con muốn có để Claude khỏi đoán. Mẫu dưới đây dành cho thư mục giả định chứa hợp đồng, hóa đơn và bản nháp; anh em sửa tên nhóm cho khớp tài liệu của mình trước khi gửi nhé.
Mình muốn bạn sắp xếp tài liệu trong thư mục mình đã chọn thành các nhóm hợp đồng, hóa đơn và bản nháp. >Bạn hãy đọc nội dung cần thiết, đề xuất nhóm cho từng file và gửi kế hoạch trước khi thay đổi bất kỳ file nào. >Bạn cần giữ nguyên tên file, không xóa file và chờ mình xác nhận kế hoạch trước khi bắt đầu chuyển file. >Bạn hãy giữ nguyên file chưa rõ nhóm và báo lại lý do.
Mình viết mẫu này để anh em tham khảo, đây không phải câu trích từ tài liệu. Anh em nên mô tả mỗi nhóm theo công dụng của tài liệu. Ví dụ, anh em có thể ghi nhóm bản nháp chứa những file đang chờ sếp duyệt, để Claude biết file nào vào nhóm nào.
Anh em bảo Claude ghi rõ từng file sẽ vào thư mục nào. Nếu nó chỉ nói sẽ dọn gọn thư mục, anh em yêu cầu liệt kê từng file kèm thư mục nhận file rồi mới quyết định có duyệt kế hoạch hay không.
Bước 4: Anh em duyệt kế hoạch trước khi chạy
Mình khuyên anh em duyệt kế hoạch trước khi cho chuyển file. Tài liệu chính thức có bước “Review Claude's approach, then let it run”, tức xem cách Claude định làm rồi mới để nó chạy.
Anh em mở kế hoạch trong khung chat và dò những file quan trọng trước. Nếu thấy sai, anh em nhắn ngay trong phiên đó để nó sửa kế hoạch. Mình sẽ soát các điểm dưới đây trước khi đồng ý cho Claude chuyển file:
- Anh em xem có hợp đồng nào bị xếp nhầm sang bản nháp chỉ vì tên file mơ hồ không.
- Anh em xem kế hoạch có lén đổi tên hay xóa file nào ngoài việc chuyển theo nhóm không.
- Anh em xem kế hoạch có đụng tới thư mục nào ngoài thư mục mình đã giao không.
Anh em xác nhận cho Claude chuyển file khi kế hoạch đã đúng yêu cầu. Tài liệu ghi anh em có thể chỉnh yêu cầu giữa chừng, nên nếu thấy Claude làm lệch yêu cầu, anh em nhắn lại ngay trong phiên đang mở.
Khi Claude báo xong, anh em mở thư mục để kiểm tra kết quả. Anh em đối chiếu từng file với kế hoạch đã duyệt, xem file đã nằm đúng nhóm chưa và file chưa rõ nhóm có còn nguyên tại chỗ như mình yêu cầu không.
Lỗi hay gặp
Anh em có thể không còn thấy nút Cowork vì giao diện đã đổi. Nếu anh em dùng Pro hoặc Max và ô chat không còn hai nút Chat và Cowork, đó là giao diện mới. Anh em cứ gõ việc cần làm thẳng vào ô chat.
Mình nhắc anh em giữ Claude Desktop mở khi task cần file trên máy. Tài liệu ghi phiên chạy trên cloud vẫn tiếp tục khi anh em đóng ứng dụng hoặc máy ngủ, nhưng Claude cần ứng dụng để tiếp cận file trên máy.
Mình khuyên anh em đọc hộp thoại xin quyền trước khi đồng ý. Anh em đừng bấm Allow vội. Nếu hộp thoại nhắc tới thay đổi chưa có trong kế hoạch, anh em yêu cầu Claude giải thích trước khi đồng ý cho nó làm tiếp.
Theo tài liệu, Claude phải xin phép rõ ràng trước khi xóa file vĩnh viễn: anh em sẽ thấy một hộp thoại xin quyền và phải chọn Allow thì nó mới được xóa. Vì vậy, mình nhắc anh em đọc kỹ yêu cầu, kể cả khi chỉ đang xếp tài liệu.
Anh em chạy thử với thư mục copy trước để kiểm tra kết quả. Khi chuyển sang thư mục thật, anh em vẫn phải đọc kế hoạch, vì đồng ý xếp file không có nghĩa là đồng ý mọi thay đổi nó đưa ra.
