Hôm nay mình sẽ hướng dẫn anh em tạo Claude Projects cho việc viết nội dung của một khách hàng, bắt đầu từ nút tạo project. Đọc xong, anh em sẽ mở được cuộc chat dùng tài liệu chung.
Anh em cứ coi project là một ngăn riêng cho từng việc. Tài liệu và chỉ dẫn trong project dùng chung cho các cuộc chat.
Mình soạn hướng dẫn này từ tài liệu chính thức, rồi gom thao tác tạo project, thêm tài liệu và lưu chỉ dẫn để anh em làm theo trên trang quản lý. Mình chưa tự chạy thử. Tài khoản miễn phí tạo được tối đa năm project, tài liệu ghi vậy.
Bước 1: Tạo Claude Projects cho một việc
Anh em rê chuột vào bên trái tài khoản Claude rồi bấm Projects, hoặc mở trực tiếp trang quản lý project. Anh em bấm + New Project ở góc trên bên phải của trang quản lý.
Anh em điền tên và mô tả để nhìn danh sách là biết công việc nào đang nằm trong project, nhất là khi anh em làm nhiều việc cùng lúc.
Tài liệu ghi rằng Claude không đọc được tên và mô tả project, nên anh em đừng ghi yêu cầu về cách trả lời ở đó. Anh em lưu yêu cầu về cách trả lời trong phần chỉ dẫn.
Anh em chọn Keep it private nếu đang dùng gói Team hoặc Enterprise. Chỉ anh em và người được mời mới xem hoặc dùng được project trong trường hợp này.
Anh em cũng có thể cho mọi người trong tổ chức xem và dùng project, nếu quản trị viên đã bật lựa chọn chia sẻ này trong tài khoản của tổ chức.
Bước 2: Thêm tài liệu dùng chung
Phần project knowledge nằm ở bên phải trang chính của project, anh em hiểu đây là chỗ chứa tài liệu dùng chung cho các cuộc chat trong công việc vừa tạo. Anh em bấm nút + để thêm tài liệu, rồi upload file cần dùng cho công việc đang làm trong project vừa tạo.
Các cuộc chat trong project đều dùng được file anh em upload. Ví dụ với bài viết cho khách, anh em upload file giới thiệu sản phẩm và brief của khách trước.
Anh em có thể thêm tài liệu, file văn bản hoặc đoạn code. Thông tin trong chat không tự sang chat khác, tài liệu ghi vậy.
Nếu khách bổ sung yêu cầu dùng lâu dài, anh em thêm yêu cầu đó vào phần tài liệu dùng chung để các cuộc chat sau đều dùng được.
Bước 3: Lưu chỉ dẫn cho các cuộc chat
Anh em bấm Set project instructions để mở chỗ lưu chỉ dẫn chung. Phần này là chỗ anh em viết yêu cầu về cách Claude làm việc và trả lời, rồi dùng yêu cầu đó cho mọi cuộc chat trong project vừa tạo.
Anh em viết chỉ dẫn theo yêu cầu thật của khách hàng. Chẳng hạn, anh em có thể ghi đối tượng đọc, cách xưng hô và kiểu trình bày cần dùng, để các cuộc chat sau vẫn dùng cùng yêu cầu.
Anh em viết ngắn để sau này dễ đọc lại chỉ dẫn. Anh em bấm Save instructions để lưu yêu cầu vào project.
Xong rồi anh em mở project và bắt đầu một cuộc chat ngay trong đó, Claude sẽ dùng tài liệu và chỉ dẫn vừa lưu để trả lời yêu cầu của anh em.
Nếu anh em mở nhầm chat bên ngoài, anh em chuyển vào project. Anh em bấm mũi tên xổ xuống cạnh tên chat rồi chọn Add to project, sau đó chọn project trong cửa sổ Move chat.
Bước 4: Chia sẻ đúng quyền
Nếu anh em dùng gói Team hoặc Enterprise, anh em xem thử quản trị viên đã cho phép chia sẻ project trong tổ chức chưa nhé. Anh em mở project rồi bấm nút Share project bên phải tên project.
Anh em nhập tên hoặc email của người cần mời vào project. Với quyền Can view, người được mời xem được nội dung, tài liệu và chỉ dẫn, chat được trong project nhưng không sửa được gì trong project đang được chia sẻ.
Quyền Can edit cho phép thành viên sửa tài liệu và chỉ dẫn. Thành viên có quyền này còn sửa được thiết lập thành viên của project, nên anh em đọc đúng quyền trước khi bấm Share để gửi lời mời.
Anh em mở lại menu chia sẻ để xem danh sách thành viên cùng quyền hiện tại của từng người trong project, rồi đổi quyền tại đó khi công việc cần người khác chỉnh sửa. Nếu làm một mình thì anh em bỏ qua bước chia sẻ cũng được.
Khi cần thu hồi quyền, anh em (người tạo project) bấm vào vai trò hiện tại của thành viên rồi chọn Remove access. Người bị thu hồi quyền sẽ không vào được project đó nữa.
Lỗi hay gặp
Nếu anh em không thấy nút chia sẻ trên gói Team hoặc Enterprise, quản trị viên có thể đã tắt việc chia sẻ project. Anh em hỏi quản trị viên xem tổ chức có cho chia sẻ project không.
Nếu anh em không tìm thấy project được chia sẻ, hãy kiểm tra các tab Your projects, Organization và Shared with you trên trang Projects.
Khi công việc đã xong, anh em vào project, bấm nút ba chấm (...) ở góc trên bên phải rồi bấm xác nhận để cất công việc đó khỏi danh sách đang làm. Anh em có thể hiểu archive là cất công việc đã xong.
Các project đã archive nằm cuối danh sách Projects, anh em mở lại từ tab chứa các công việc đã cất khi muốn xem những cuộc chat của việc trước.
Mình đọc tài liệu thấy archive giúp dọn danh sách project, anh em vẫn xem được những cuộc chat của việc đã xong. Việc archive vẫn giữ quyền chia sẻ và thành viên trong project.
Khi anh em unarchive, tức đưa project trở lại hoạt động, thành viên, quyền và tài liệu dùng chung đều trở lại đúng như trước. Anh em muốn chặn truy cập thì thu hồi quyền; cất công việc đã xong vẫn để người đó xem tài liệu.
